Importera med hjälp av Connector
Det enklaste sättet att importera referenser är med hjälp av Connector-tillägget. Med detta kan du direkt från en webbsida, exempelvis ett biblioteks, klicka på tillägget och importera metadatan om verket direkt till Zotero.
Skärmklippet visar ett verk från Alma (abo.finna.fi). Den överstreckade symbolen uppe till höger är Connector - trycker du på den så importeras verket till Zotero som en bok. Du ser med andra ord genast med hjälp av symbolen vad Connector registrerar verket som - kolla att det blir rätt! När du klickar på symbolen kan du också välja vilken samling du vill att den hamnar i, samt förse verket det etiketter (tags).
Obs! Dubbelkolla alltid metadatan som du importerat. Beroende på webbsidan kan det exempelvis hända att Zotero registrerar en bok/e-bok som en webbsida, och då hämtar den inte rätt information eftersom webbsidor och böcker behöver olika information till referensen. Du kan dock se detta då du importerar med Connector, eftersom de har olika symboler.
Importera manuellt
Uppe i menybalken i programmet finns några olika symboler, bland annat ett grönt plus och en trollstav. Det gröna pluset låter dig skapa en referens manuellt, det skapar alltså en tom referenspost där du själv får fylla på informationen.
Detta kan vara arbetsdrygt, men emellan nödvändigt. Det är också nyttigt om du endast vill hänvisa till ett bokkapitel, exempelvis i en antologi, och du inte lyckas importera informationen om endast kapitlet med hjälp av Connector. Du hittar flera tillgängliga alternativ under "More" längst ner.
Med hjälp av trollstaven kan du importera med hjälp av ISBN, DOI, eller annan identifikator, om den finns indexerad någonstans där Zotero kan importera den. Detta fungerar med andra ord inte alltid, men kan vara värt ett försök.
Importera/exportera med hjälp av filer
Många sökmotorer och databaser har olika export-funktioner. Detta kan gälla enskilda poster eller flera hundra- eller tusentals träffar. Det vore omöjligt att en och en importera tusentals referenser, exempelvis alla sökresultat i en sökning, så då är det lättast att hitta sidans export-funktion. När du klickar på denna ombeds du oftast välja filmformat (EndNote, BibTeX, RIS, etcetera). RIS är kompatibelt med Zotero och kan därför vara ett bra utgångsläge.
Ett skärmklipp från databasen Scopus. Observera att de flesta databaser ser annorlunda ut och terminologin kan variera, men fungerar med liknande logik.
När du valt filformat och vilken information du vill exportera laddar du ned en fil, exempelvis kan den heta scopus(1).ris om du exporterar från Scopus. Du kan sedan importera denna direkt till Zotero. Du hittar import under "File":
Du väljer sedan "A file" i "Where do you want to import from?" och väljer filen du laddade ned. Du kan sedan välja om du exempelvis vill placera materialet i den importerade filen i en ny samling.
Om du vill skicka dina referenser eller dina samlingar till någon annan eller exempelvis överföra dem till Excel kan du även exportera dem genom att högerklicka på samlingen och välja "Exportera samling".
Du väljer sedan ett lämpligt format för vad du önskar göra. Om du exempelvis vill överföra samlingen till Excel så kan det löna sig att välja CSV, vilken du sedan importerar i Excel, eller vill du skicka dina referenser till någon annan kan du välja RIS så kan du skicka filen till dem så att de kan importera dem på samma sätt som ovan.
På detta sätt kan du även överföra filer till andra referenshanteringsprogram, exempelvis Mendeley, eller skicka dem till någon som använder ett annat referenshanteringsprogram.