Begreppet "personuppgifter" är omfattande, och vidgades ytterligare i och med GDPR (maj 2018). Där ingår vilken som helst uppgift som kan förbindas med en levande person. En del av uppgifterna är känsliga. Det är viktigt att planera hanteringen av personuppgifter redan innan ett forskningsprojekt inleds.
- Namn, e-post med namnet i, socialskyddssignum, fotografi, röst- eller biometrisk identifikation (iris, fingeravtryck) är direkta identifikationsuppgifter. En kombination av indirekta identifikationsuppgifter kan också göra en person igenkännbar.
- Yrke och arbetsplats kan vara information som inte identifierar en person direkt utan indirekt, ifall flera sådana uppgifter kombineras.Hit räknas också adress, ip-adress, telefonnummer, kön och poster som ordförande. En uttömmande katalog kan inte skapas eftersom all information som kan förbindas med en naturlig person kan fungera som personuppgift.
- Särskilda personuppgifter är uppgifter om etniskt ursprung, politiska åsikter, hälsa, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsa, sexualliv, genetiska uppgifter, biometrisk entydigt identifierande information.
Personuppgifter inom forskning kräver planering och förhandsåtgärder
Insamling, förvaring, användning, överföring och överlåtelse av personuppgifter räknas som behandling av personuppgifter. Sådana uppgifter får inte
En utgångspunkt är att man minimerar hanteringen av personuppgifter i den mån det är möjligt. Därtill kräver sådana uppgifter kräver ofta åtgärder som:
- pseudonymisering eller anonymisering
- kryptering av hårdskivan om du använder bärbar dator (ta kontakt med helpdesk, för Mac, använd t.ex. FileVault).
- dokumentation/plan för ansvarsfull hantering innan hanteringen påbörjas
- tydlig information om hanteringen och risker, sammanställd så att den registrerade (den vars uppgifter hanteras) kan få tillgång till den
Dataskyddsmeddelande
- Använd mallen för dataskyddsmeddelanden på ÅA:s intranät: Dataskyddsblanketter. Med hjälp av mallen sammanställer du den information som alltid ska ges till de berörda personerna när man behandlar deras personuppgifter (lagstadgat obligatoriskt enligt GDPR). När du använder mallen kommer du – samtidigt, utan dubbelarbete – att sköta din del av ansvaret för att registrera samlingar med personuppgifter vid Åbo Akademi.
Annan känslig information
- Sekretesskänslig information som försvarsmaktens data eller sådana som har biosäkerhetsaspekter
- Biodiversitetsinformation om t.ex. utrotningshotade arter - Läs mera på Laji.fi
- Data insamlad från sociala medier kräver eftertanke - Läs här på sidan om ansvarsfull vetenskap