Introduktion:
Ett magisterarbete (men inte ett kandidatarbete) kan innehålla konfidentiell information, t.ex. om det görs för ett företag som vill behålla en affärshemlighet, om du tänkt söka patent eller om resultaten ska publiceras senare i en tidskrift. Skribenten kan då anhålla om sekretessbeläggning av dekanen. Det konfidentiella materialet som ingår i magisterarbetet sammanställs i en separat bilaga.
Det kommer att finnas två versioner av ett sekretessbelagt magisterarbete:
- Magisterarbetet med sekretessbelagd bilaga – denna version sakgranskas och bedöms. Denna version publiceras först efter att tiden för sekretessbelagd version gått ut och blir då tillgängligt vid Åbo Akademis bibliotek.
- Magisterarbete utan sekretessbelagd information i bilaga – denna version skickas till plagiatgransknin.
Denna version publiceras efter att magisterarbetet godkänts och blir då tillgängligt vid Åbo Akademis bibliotek.
För närmare information om hur du går tillväga vidsekretessbeläggning, se nedan.
Bilagan sekretessbeläggs för max fyra år. Den offentliga delen av ett examensarbete ska alltid vara en självständig och "läsbar" helhet. Magisterarbetet och den tillhörande sekretessbelagda bilagan bedöms som en helhet, så bilagan som innehåller konfidentiell information måste vara tillgänglig för sakgranskarna.
Magisterarbetet utan sekretessbelagd information publiceras så att det blir tillgängligt vid Åbo Akademis bibliotek. Magisterarbetet publiceras i sin helhet efter att tiden för sekretessbeläggning gått ut och blir då tillgängligt vid Åbo Akademis bibliotek.
Deltagare i skrivandet, handledningn och examinationen av ett sådant magisterarbete är bundna av tystnadsplikt och får inte informera tredje part om någon information som de kan ha fått kännedom om till följd av affärs- och tystnadsplikt – det gäller student, handledare, ämnesansvarig, fakultetskansliets personal, dekanen och Åbo Akademis bibliotek. Externa sakgranskare skriver under ett särskilt sekretessavtal innan de påbörjar sakgranskningen.
Så här gör studenten om magisterarbetet innehåller sekretessbelagd information:
- Då du skriver magisterarbetet:
- Delar av magisterarbetet kan sekretessbeläggas, t.ex. ett visst kapitel, delar av ett kapitel eller figurer och bilder, vilka då placeras i en icke-offentlig bilaga till magisterarbetet. (Notera att arbetets rubrik inte får avslöja konfidentiell information).
- Du kan skriva två versioner, dvs. du kan skilja på själva arbetsprojektet som du får betalt för av en extern part, och magisterarbetet, som bedöms och utgör lärdomsprov för examen, och som ska vara offentligt. Gällande arbetsprojektet måste du komma ihåg att alltid följa sekretessvillkoren som du/ÅA har kommit överens om med den externa parten i ett avtal.
- Diskutera med din handledare hur det är bäst att göra!
- Med företaget gör du (och handledaren) ett avtal om tystnadsplikt, ett s.k.”NDA (one-sided)”:
- Ansöka om sekretessbeläggning av dekanen:
- Skriv en fritt formulerad anhållan, där det ska framgå en kort motivering/orsak till behovet att sekretessbelägga avhandlingen, vad som behöver sekretessbeläggas, den önskade perioden (enligt examensstadgan max 4 år), handledarens namn och huvudämne (inkl. bekräftelse att ärendet diskuterats med handledaren) samt studentens namn, studierättsnummer och kontaktinformation.
Hänvisa i anhållan till 24 § 1 mom. 21 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Anhållan skickas in till studiechefen som föredrar ärendet för dekanen.
- Då du får språkrespons på ditt magisterarbete:
- Skicka endast sådana delar för språkrespons som inte innehåller sekretessbelagt material.
- Innan du skickar ditt magisterarbete för granskning – om publiceringen av magisterarbetet:
- Fyll i formuläret för elektronisk publicering: välj alternativet ”Avhandlingen innehåller sekretessbelagd information. Avhandlingen publiceras i ÅA:s publikationsarkiv UTAN den sekretessbelagda bilagan”.
- ÅAB publicerar den version av magisterarbetet som inte innehåller sekretessbelagt material efter att magisterarbetet godkänts. Det publiceras så att det endast är tillgängligt på Åbo Akademis bibliotek. (ÅAB publicerar magisterarbetet i sin helhet efter att tiden för sekretessbeläggning upphört, så att det endast är tillgängligt på Åbo Akademis bibliotek.)
- Då ditt examensarbete ska plagiatgranskas:
- Du följer anvisningarna som finns här men notera att du ska skicka magisterarbetet utan bilagan med sekretessbelagd information för plagiatgranskning.
- Då ditt arbete ska sakgranskas:
- Skicka hela magisterarbetet inkl. sekretessbelagd bilaga per e-post till handledaren, som skickar hela magisterarbetet vidare för sakgranskning
- Kontrollera att du sparat både magisterarbetet och bilagan/allt som ska sakgranskas i PDF/A-format (se anvisningar).
Bakgrund:
Utdrag ur Examensstadgan 43 §:
Handlingar som gäller planering av eller basmaterial för avhandlingar eller examensarbeten är sekretessbelagda på det sätt som föreskrivs i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Om avhandlingens innehåll ska sekretessbeläggas, bör författaren senast då avhandlingen lämnas in för bedömning anhålla hos dekanus om att avhandlingen kan godtas som studieprestation med en sådan begränsning. Dekanus ska på författarens anhållan eller annars då det enligt lagen är motiverat och möjligt med stöd av lagen besluta att en godkänd avhandling eller ett examensarbete delvis sekretessbeläggs.